Plattform-Features

Vier Systeme. Acht Engines. Unbegrenzte Möglichkeiten.

DMS KI verbindet Cobra, Dokubit, ELO und Office 365 zu einer intelligenten Einheit. Jedes Feld hat eine Quelle. Kein Blackbox-AI.

Kernfeature

Intelligentes Ablagesystem mit bis zu 7 Ebenen

Entwickelt als automatisches, intelligentes Ablagesystem im Planungsbüro: DMS KI ordnet Ihre Dokumente in ein frei definierbares Hierarchiesystem ein — systemübergreifend, über alle angebundenen Quellen hinweg.

Multi-System-Abgleich

Ein Dokument — alle Systeme gleichzeitig

Wenn ein Dokument eingeht, prüft DMS KI automatisch Adressen gegen Ihr vorhandenes CRM-System, verknüpft Ihren Auftrag, Ihr Projekt oder andere individuell konfigurierbare Begriffe mit einer frei wählbaren Hierarchiestufe Ihres Systems.

  • Frei definierbares Hierarchiesystem mit bis zu 7 Ebenen
  • CRM-Abgleich: Adressen, Mandanten, Gewerke, Ansprechpartner
  • DMS-Zuordnung: Projekte, Belegnummern, Dokumententypen
  • ELO: Verschlagwortung, Aktenpläne, Dokumenten-Workflows
  • Office 365: E-Mail-Kontext, Anhänge, SharePoint-Dokumente
  • Individuell konfigurierbare Zuordnungsbegriffe pro Ebene
CRM-System
Adress-Abgleich → Kontakt erkannt, Gewerk zugeordnet
DMS
Projekt + Beleg automatisch verknüpft (Ebene 2–4)
ELO
Aktenplan-Zuordnung + Verschlagwortung automatisiert
Office 365
E-Mails und Anhänge kontextbasiert zugeordnet
Basis

8 deterministische Regel-Engines + Engine 9 (LLM)

Regelbasiert, nachvollziehbar, lokal. Die ersten 8 Engines arbeiten komplett deterministisch. Engine 9 ergänzt mit Custom Prompts — anpassbar an Ihre Branche, Ihre Dokumenttypen, Ihre Terminologie.

Engine 1

Adress-Erkennung

Identifiziert Absender und Empfänger automatisch anhand von E-Mail-Domains, Firmennamen und CRM-Stammdaten aus Cobra.

  • E-Mail-Domain-Matching gegen Cobra-Adressstamm
  • Fuzzy-Firmennamen-Suche mit Alias-Unterstützung
  • Blacklist für generische Adressen (info@, noreply@)
  • Cross-Check gegen Dokubit- und ELO-Bestände
✉ E-Mail erkannt: rechnung@mustermann-bau.de
📋 Cobra-Abgleich: Mustermann Bau GmbH (ADRNR 10042)
✓ Konfidenz: 98% — Domain + CRM-Match
Engine 2

Projekt-Zuordnung

Ordnet Dokumente automatisch dem richtigen Projekt zu — über Projektnummern, Bauvorhaben-Keywords und CRM-Projekt-Verknüpfungen.

  • Projektnummer-Extraktion aus Volltext
  • Keyword-Matching gegen Projektname und Bauvorhaben
  • Adress-basierte Zuordnung über Cobra-Stammdaten
  • 95% Trefferquote im Produktivbetrieb
🔎 Gefunden im Text: "Bergstraße 12 14"
✓ Projekt: 25-003 Bergstraße 12
ℹ Quellen: DMS-Keyword + Cobra-Adress-Link + ELO-Kontext
Engine 3

Belegnummer-Extraktion

Extrahiert Rechnungsnummern, Auftragsbestätigungen und Lieferscheinnummern aus dem Dokumententext.

  • Regex-basierte Mustererkennung für gängige Formate
  • Kontextanalyse: "Rechnungsnr.", "Beleg-Nr.", "Auftrag"
  • Duplikat-Erkennung über den gesamten Bestand
📄 Dokument: "...unsere Rechnung Nr. RE-2025-1234 vom..."
✓ Extrahiert: RE-2025-1234 (Rechnungsnummer)
Engines 4–8

Weitere Regel-Engines

Fünf weitere spezialisierte Engines decken alle gängigen Felder ab — vom Gewerk-Mapping bis zur Dokumententyp-Klassifizierung.

🏗 Gewerk-Mapping 👥 Auftraggeber-Erkennung 📋 Dokumententyp ⚫ Blacklist-Filter 📅 Datums-Extraktion
⚙
8 Regel-Engines + Engine 9 + Engine 10 = 1 Pipeline
Alle Engines laufen übergreifend.
Jedes Ergebnis ist nachvollziehbar.
NEU · Engine 10

LLM-Gesamtanalyse mit Confidence + Evidence + Conflicts

Eine eigenständige LLM-Engine, die ein Dokument von vorne bis hinten analysiert — und für jedes extrahierte Feld einen Konfidenz-Score, eine Belegstelle und Konflikt-Hinweise liefert. Auch ohne Stammdaten einsatzbereit.

Engine 10

Zwei Betriebsarten — eine Engine

Engine 10 läuft in zwei Modi. Im WING-Modus ergänzt sie die Regel-Engines mit höchster Präzision durch Stammdaten-Validierung. Im Portable-Modus ist sie die Hauptengine — perfekt für neue Kunden, die noch keine sauberen Stammdaten haben.

  • WING-Modus: Engine 10 läuft nach den Regel-Engines und ergänzt fehlende Werte mit Confidence-Gating
  • Portable-Modus: Engine 10 ist die Hauptengine — Onboarding in 1 Tag statt 4-8 Wochen
  • Statusunabhängig: Verarbeitet Dokumente in jedem Workflow-Status
  • Schreibt in eigene Tabelle — überschreibt nie validierte Regel-Engine-Werte
📋 Engine 10 Output (Auszug)
ADRSUCHNAME: Mustermann Bau GmbH
Confidence: 0,97 · Evidence: "Briefkopf S. 1"
BELEGNUMMER: RE-2025-1234
Confidence: 0,92 · Evidence: "Rechnung Nr."
PROJEKT: NULL
KI: nicht im Dokument vorhanden
⚠ Konflikt: DB-Wert "no-reply@…" widerspricht Briefkopf-Adresse
Provider: Vertex Flash · 0,97 Konfidenz · 13,75s
🎯

Confidence pro Feld

Score 0-1 pro Wert, Gating bei Übernahme.

📍

Evidence pro Feld

Belegstelle aus dem Original-Text.

⚠

Konflikt-Erkennung

Widersprüche zu DB-Werten gemeldet.

🚫

Keine Halluzination

NULL ist eine valide Antwort.

Mit Engine 10 Portable-Modus ist eine neue Anwaltskanzlei in einem Tag einsatzbereit — ohne erst monatelang ELO oder Cobra mit Stammdaten zu befüllen. Die KI startet sofort, die Stammdaten wachsen mit jedem Dokument.
— Engine 10 Portable-Modus, der Onboarding-Beschleuniger
Premium

KI-Features über alle Systeme

Multi-Provider-LLM-Integration. Zusammenfassungen und Chatbot greifen auf Daten aus allen vier verbundenen Systemen zu.

Premium Feature

KI-Akten-Zusammenfassung

Ein Klick — und Sie bekommen eine komplette Projektakte als Stichpunkte. Die Zusammenfassung zieht Kontext aus allen angebundenen Systemen — DMS-Dokumente, CRM-Stammdaten, ELO-Akten und Outlook-Mails.

  • Map-Reduce-Verfahren für beliebig große Akten
  • Cross-System: Dokumente + E-Mails + CRM-Kontext
  • Widersprüche zwischen Systemen werden markiert
  • Metadata: Provider, Token-Verbrauch, Laufzeit transparent
📋 Zusammenfassung: Projekt 25-003
• 12 Partner aus Cobra CRM verknüpft
• 87 Dokumente in Dokubit + 14 E-Mails in Outlook
• Gesamtvolumen: ca. 412.000 EUR
• Widerspruch: ELO-Akte zeigt abweichendes Aufmaß
• 3 offene Rechnungen ohne Zahlungseingang
Provider: Vertex AI (EU) · 2.841 Tokens · 6,3 Sek. · 4 Systeme abgefragt
Premium Feature

Cross-System-Chatbot

Fragen Sie Ihre Akten — systemübergreifend. Das Modell sieht Dokumente aus Dokubit, E-Mails aus Outlook, Stammdaten aus Cobra und ELO-Akten. Alles in einem Chat.

  • Kontextbasiert: nur Ihre aktuelle Filterauswahl
  • Cross-System: "Welche E-Mails passen zu dieser Rechnung?"
  • Beträge zusammenrechnen, Zeitlinien erstellen
  • Provider frei wählbar — auch lokal mit Ollama
💬 Chat — Projekt 25-003
Was schulden wir Mustermann Bau noch?
Basierend auf 3 Rechnungen in Dokubit und 2 Zahlungsbestätigungen in den Outlook-Anhängen: offener Betrag 7.850 EUR (RE-2025-1234). Laut Cobra-Stammdaten ist Mustermann Bau als "Innenausbau" hinterlegt. In ELO liegt eine zugehörige Schlussrechnung aus 2024.
Timeline zeigen E-Mails anzeigen ELO-Akte prüfen
Premium Feature

Multi-Provider-LLM

Kein Vendor-Lock-in. 6 Provider zur Auswahl — von lokal (air-gapped) bis Enterprise-Cloud. Wechseln Sie jederzeit mit einem Klick.

  • 6 Provider: Anthropic, OpenAI, Vertex AI, Ollama, OpenRouter (2x)
  • DSGVO-Ampel zeigt Datenschutzstufe pro Provider
  • Eigener API-Key — volle Kostenkontrolle
  • Provider-Wechsel ohne Datenverlust oder Rekonfiguration
🟢
Ollama (lokal)
Maximum Datenschutz — air-gapped
🟢
Google Vertex AI
EU-Region (Frankfurt) — DSGVO-konform
🟡
Anthropic (Claude)
US-Server — DPA vorhanden
🟡
OpenAI (GPT)
US-Server — DPA vorhanden
Vergleich

Basis vs. Premium

Beide Stufen im direkten Vergleich.

Feature Basis Premium
Cobra + Dokubit + ELO + Office 365 ✓ ✓
8 Regel-Engines (deterministisch) ✓ ✓
Engine 9 (LLM-Lückenfüller mit Custom Prompts) — ✓
Engine 10 (LLM-Gesamtanalyse mit Confidence/Evidence/Conflicts) — ✓
Portable-Modus (ohne Stammdaten einsatzbereit) — ✓
Cross-System-Verknüpfung ✓ ✓
Adress-Erkennung (CRM + DMS) ✓ ✓
Projekt-Zuordnung ✓ ✓
Belegnummer & Gewerk ✓ ✓
Dashboard & Ergebnis-Browser ✓ ✓
On-Premise / Air-Gapped ✓ ✓
KI-Akten-Zusammenfassungen — ✓
Cross-System-Chatbot — ✓
Multi-Provider-LLM (6 Anbieter) — ✓
DSGVO-Ampel pro Provider — ✓
Priority Support — ✓

Bereit für die vernetzte KI-Plattform?

15 Minuten Demo. Vier Systeme live verbunden. Wir zeigen Ihnen, was möglich ist.

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