Vollständige MySQL/SQL-Anbindung an Dokubit. Automatische Dokumentenklassifizierung, Belegnummer-Erkennung, Projekt-Zuordnung und Verknüpfung mit Ihren CRM- und Archiv-Systemen.
Dokubit ist ein leistungsstarkes DMS — aber auch das beste Ablagesystem ist nur so gut wie die Verschlagwortung. Wenn Adressen nicht stimmen, Belegnummern fehlen oder Projekte falsch zugeordnet sind, leidet die Recherche. DMS KI analysiert eingehende Dokumente und schreibt die richtigen Werte automatisch in Dokubit zurück.
Rechnungsnummern, Auftragsbestätigungen, Lieferscheinnummern werden automatisch aus dem Dokumententext extrahiert und Dokubit-Belegen zugeordnet.
Dokumente werden über Projektnummern, Bauvorhaben-Keywords und Adress-Kontext automatisch dem richtigen Dokubit-Projekt zugewiesen.
Dokubit-Adressen werden gegen Cobra-Stammdaten gespiegelt — Inkonsistenzen sichtbar gemacht und Pflege priorisiert.
DMS KI läuft seit 2025 produktiv mit einem realen Dokubit-Bestand. Die Pipeline ist optimiert für die typischen Felder eines Bauakten-DMS: Adressnummer (ADRNR), Projektnummer, Belegnummer, Gewerk, Auftraggeber. Die Anpassung an andere Branchen erfolgt über Engine 9 mit Custom Prompts in 2-4 Wochen.
Dokubit hält die Dokumente — aber Dokumente leben nicht isoliert. Sie haben Absender (CRM), gehören zu Projekten (Workflow), liegen im Archiv (DMS) und tauchen in E-Mails wieder auf (Outlook). DMS KI macht aus den Silos eine Einheit:
Adressen werden zwischen Dokubit und Cobra abgeglichen — automatische Erkennung von Inkonsistenzen.
Vorgänger-Dokumente aus dem ELO-Archiv werden zu aktuellen Dokubit-Belegen verknüpft.
Outlook-Mails mit Anhängen werden Dokubit-Projekten zugeordnet, Anhänge automatisch abgelegt.
Die Qualität Ihrer KI-Ergebnisse hängt direkt von Ihrer Dokubit-Stammdaten-Pflege ab. DMS KI zeigt transparent, wo Lücken bestehen — und wird mit jeder Pflege besser. Adressen lassen sich ergänzen, korrigieren und neu anlegen.