Microsoft 365 mit KI verbinden

Warum Office 365 + KI?

Die meisten Geschäftsdokumente kommen heute per E-Mail. Outlook-Anhänge sind oft die wichtigste Dokumentenquelle eines Unternehmens — landen aber selten strukturiert im DMS oder CRM. Mit DMS KI werden eingehende Mails analysiert, klassifiziert und mit Ihren bestehenden Systemen verknüpft.

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Outlook-Mail-Klassifizierung

Eingehende E-Mails werden automatisch dem richtigen Kontakt, Projekt und Vorgang zugeordnet. Anhänge können in das passende DMS abgelegt werden.

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Anhänge intelligent ablegen

PDF-Rechnungen, Lieferscheine, Verträge werden mit der gleichen 8-Engine-Pipeline klassifiziert wie DMS-Dokumente.

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SharePoint-Anbindung

SharePoint-Dokumente werden in den Cross-System-Index aufgenommen — gemeinsam mit DMS, CRM und Archiv durchsuchbar.

Was DMS KI heute live mit Microsoft 365 macht

Microsoft Graph-API-Anbindung — offizielle, von Microsoft empfohlene Schnittstelle für Outlook, SharePoint und OneDrive.
OAuth 2.0-Authentifizierung — keine gespeicherten Passwörter, Zugriff über Azure AD steuerbar.
E-Mail-Domain-Mapping — eingehende Mails werden gegen Ihren CRM-Adressstamm abgeglichen.
Anhänge-Extraktion — PDFs aus E-Mails werden lokal gespeichert und durch die KI-Pipeline geschickt.
Engine 10 Gesamtanalyse pro Anhang — Adressen, Belegnummern, Beträge werden mit Confidence-Score extrahiert. Auch ohne CRM-Stammdaten direkt einsatzbereit.
SharePoint-Datei-Indexierung — über die Graph-API ohne Performance-Belastung Ihres SharePoint-Tenants.

Datenschutz: kontrolliert per OAuth

DMS KI greift nur auf die Postfächer und SharePoint-Bereiche zu, die Sie explizit freigeben — über die offizielle Microsoft-OAuth-Mechanik. Sie können den Zugriff jederzeit widerrufen. Die Berechtigungen sind so granular wie Microsoft sie definiert (z.B. nur lesen, nicht schreiben; nur bestimmte Postfächer; nur bestimmte SharePoint-Sites).

Office 365 als Eingangstor zu Ihrem Datenraum

Outlook ist meistens das erste System, in dem ein neuer Kontakt oder Vorgang sichtbar wird. Mit DMS KI fließen diese Informationen automatisch dorthin, wo sie hingehören:

Office 365 + Cobra

Neue Mail-Kontakte werden gegen Cobra abgeglichen — bei Bedarf wird ein neuer Kontakt vorgeschlagen.

Office 365 + Dokubit

Outlook-Anhänge werden Dokubit-Projekten zugeordnet und mit der KI-Pipeline klassifiziert.

Office 365 + ELO

Geschäfts-Mails landen automatisch im richtigen ELO-Aktenplan — mit korrekter Verschlagwortung.

Datenschutz und Compliance

Microsoft 365 ist Cloud-basiert — das bedeutet auch, dass DSGVO-Aspekte mitgedacht werden müssen. Für Berufsgeheimnisträger nach § 203 StGB ist Office 365 nur mit besonderen Maßnahmen einsetzbar (Microsoft 365 mit deutschem Datentreuhänder, Verschlüsselung, etc.). DMS KI selbst arbeitet nur mit den Daten, die Sie freigeben — und Sie wählen den LLM-Provider nach Ihrem Datenschutz-Bedarf.

Datenschutz-Konzept im Detail →